Bilans FSC® i PEFC® – jak uporządkować ewidencję materiałów?

Prowadzenie bilansu materiałów FSC® i PEFC® często oznacza pracę z arkuszami, dokumentami zakupowymi i sprzedażowymi oraz osobną kontrolę certyfikatów dostawców. Przy większej liczbie dostaw i partii materiału aktualizacja takich danych zaczyna wymagać coraz więcej ręcznej pracy.

Można ten proces uprościć, łącząc informacje o zakupach, sprzedaży, partiach i certyfikatach w jednym systemie.

Co trzeba kontrolować w bilansie materiałowym?

Podstawą jest możliwość powiązania ilości zakupionego materiału z jego dalszym wykorzystaniem i sprzedażą. W praktyce oznacza to konieczność bieżącego rejestrowania przepływu materiału oraz zachowania historii poszczególnych partii.

Im więcej operacji, tym trudniej utrzymać aktualny obraz sytuacji w arkuszu kalkulacyjnym. Problemem staje się nie tylko samo wprowadzanie danych, ale również ich aktualność, historia zmian i szybkie odtworzenie informacji dotyczących konkretnej partii.

Bilans na podstawie zakupów i sprzedaży

Zamiast ręcznie aktualizować kolejne pozycje w Excelu, bilans może być rozliczany na podstawie zarejestrowanych zakupów i sprzedaży.

W seeTraces ilość materiału jest rozliczana automatycznie. Użytkownik ma dostęp do aktualnego bilansu oraz historii partii bez konieczności prowadzenia równoległego arkusza.

Daje to przede wszystkim trzy praktyczne korzyści: mniej ręcznego przeliczania, aktualny stan materiału oraz możliwość szybkiego prześledzenia jego historii.

Certyfikat dostawcy również trzeba kontrolować

Sam bilans ilościowy to tylko część informacji związanych z materiałami certyfikowanymi. Istotny jest również status certyfikatów dostawców.

Przy ręcznej ewidencji oznacza to zwykle konieczność osobnego sprawdzania dokumentów i terminów ich ważności.

W seeTraces daty ważności certyfikatów FSC® i PEFC® mogą być zapisane w systemie i przypisane do dostaw. Dzięki temu aktualny status jest dostępny razem z pozostałymi informacjami dotyczącymi materiału.

Czy Excel przestaje być potrzebny?

Jeżeli arkusz służy przede wszystkim do prowadzenia bilansu materiałowego, rejestrowania zakupów i sprzedaży oraz kontroli historii partii, funkcje te mogą zostać przeniesione do systemu.

Najważniejsza zmiana nie polega więc na zastąpieniu jednego narzędzia innym, ale na ograniczeniu ręcznego aktualizowania danych i utrzymywania kilku niezależnych źródeł informacji.

Zakupy, sprzedaż, bilans, historia partii i informacje o certyfikatach dostawców pozostają ze sobą powiązane.

Czy trzeba mieć certyfikat FSC® lub PEFC®, żeby korzystać z takiego rozwiązania?

Nie. System może być wykorzystywany również przez firmy przygotowujące się do certyfikacji albo współpracujące z certyfikowanymi podmiotami.

Pozwala to uporządkować sposób ewidencjonowania materiałów wcześniej, zamiast budować cały proces dopiero w momencie uzyskania certyfikatu.

Mniej ręcznej ewidencji, więcej kontroli nad danymi

Przy niewielkiej liczbie operacji arkusz może być wystarczający. Wraz ze wzrostem liczby dostaw, partii i transakcji rośnie jednak ilość danych, które trzeba ręcznie aktualizować i ze sobą łączyć.

Systemowe prowadzenie bilansu pozwala ograniczyć tę pracę i w jednym miejscu kontrolować:

• aktualny bilans materiału,

• zakupy i sprzedaż,

• historię partii,

• status certyfikatów dostawców.

seeTraces umożliwia prowadzenie tych informacji w jednym systemie, bez konieczności utrzymywania osobnego arkusza do bieżącego rozliczania materiałów FSC® i PEFC®.