DDS w EUDR – kto musi je składać, a kto nie?

DDS, czyli oświadczenie o należytej staranności, przez długi czas było przedstawiane jako jeden z podstawowych obowiązków firm objętych EUDR. Po zmianach przepisów z końca 2025 roku nie każdy podmiot uczestniczący w łańcuchu dostaw musi jednak składać własne DDS. Wyjaśniamy, kto robi to według aktualnych zasad, jakie obowiązki mają firmy działające dalej w łańcuchu i co oznacza otrzymanie numeru DDS od dostawcy.

Stan prawny i informacje: 11 września 2026 r.

Czym jest DDS?

DDS – Due Diligence Statement – to oświadczenie o należytej staranności składane w systemie informacyjnym EUDR.

Dla operatora DDS nie jest początkiem procesu. Jest jego rezultatem.

Przed złożeniem oświadczenia operator musi wykonać należytą staranność: zebrać wymagane informacje, przeprowadzić ocenę ryzyka, a jeżeli jest to konieczne – zastosować działania ograniczające ryzyko.

DDS może zostać złożone dopiero wtedy, gdy w wyniku tego procesu operator stwierdzi, że produkt nie stwarza ryzyka albo stwarza jedynie ryzyko pomijalne.

Samo złożenie DDS nie zastępuje więc procesu należytej staranności.

Kto składa DDS?

Według aktualnych zasad obowiązek złożenia DDS dotyczy przede wszystkim operatora, który wprowadza odpowiedni produkt na rynek UE lub go eksportuje, jeżeli produkt ten nie został wcześniej objęty należytą starannością.

Dotyczy to zarówno produktów wytwarzanych w Unii Europejskiej, jak i produktów importowanych spoza UE.

Operator odpowiada za zgodność produktu z wymaganiami EUDR i przed jego wprowadzeniem na rynek lub eksportem przeprowadza należytą staranność oraz przekazuje DDS za pośrednictwem systemu informacyjnego.

W praktyce oznacza to, że DDS jest związane przede wszystkim z tym etapem łańcucha, na którym dla danego produktu wykonywany jest pełny proces należytej staranności.

Co zmieniło się dla firm działających dalej w łańcuchu?

To jedna z istotnych zmian wprowadzonych pod koniec 2025 roku.

W aktualnym EUDR funkcjonuje kategoria downstream operatora. Jest to podmiot, który wprowadza na rynek lub eksportuje odpowiedni produkt, którego wszystkie odpowiednie elementy zostały już wcześniej objęte należytą starannością.

Przykładem może być przedsiębiorstwo przetwarzające odpowiedni produkt w inny produkt objęty Annex I, jeżeli wykorzystany materiał został wcześniej wprowadzony na rynek i przeszedł wymagany proces należytej staranności.

Trader z kolei działa dalej w łańcuchu, udostępniając na rynku odpowiednie produkty, które zostały już objęte należytą starannością.

Po zmianach downstream operators i traders nie wykonują ponownie pełnej należytej staranności i nie składają własnego DDS tylko dlatego, że produkt przechodzi przez kolejny etap łańcucha dostaw.

To znacząca różnica względem wcześniejszej konstrukcji EUDR.

Brak obowiązku DDS nie oznacza braku obowiązków EUDR

Downstream operators i traders nadal podlegają określonym wymaganiom.

Muszą gromadzić i przechowywać informacje pozwalające zidentyfikować podmioty, od których otrzymali odpowiednie produkty, oraz podmioty, którym następnie je dostarczyli. Informacje te należy przechowywać przez co najmniej pięć lat i udostępnić właściwym organom na żądanie.

Jeżeli downstream operator lub trader uzyska informacje wskazujące, że produkt może być niezgodny z EUDR, również powstają określone obowiązki informacyjne.

Dodatkowe wymagania dotyczą podmiotów niebędących MŚP. Non-SME downstream operators i non-SME traders muszą zarejestrować się w systemie informacyjnym EUDR.

Dlatego brak obowiązku składania DDS nie powinien być interpretowany jako wyłączenie firmy z EUDR.

Co dzieje się z numerem DDS dalej w łańcuchu?

Po złożeniu DDS operator otrzymuje jego numer referencyjny. Numer ten pozwala zachować powiązanie pomiędzy odpowiednim produktem a wykonaną wcześniej należytą starannością.

Aktualne przepisy ograniczają jednak obowiązek przekazywania i gromadzenia tych numerów w dalszej części łańcucha.

Operator przekazuje numer referencyjny DDS downstream operatorowi lub traderowi, któremu dostarcza produkt.

Pierwszy downstream operator lub trader musi zebrać i przechowywać numer DDS związany z odpowiednim produktem przez co najmniej pięć lat.

Na kolejnych etapach łańcucha nie ma już obowiązku dalszego przekazywania numeru DDS kolejnym odbiorcom.

To kolejna ważna zmiana względem modelu opisywanego w wielu starszych materiałach dotyczących EUDR.

Czy numer DDS od dostawcy oznacza, że produkt jest „zgodny z EUDR”?

Numer DDS potwierdza, że dla produktu zostało złożone oświadczenie o należytej staranności. Nie powinien być jednak traktowany jak certyfikat zgodności wydawany przez organ lub niezależną jednostkę.

Odpowiedzialność za przeprowadzenie należytej staranności i zgodność produktu na etapie upstream pozostaje po stronie operatora.

Dla downstream operatora lub tradera otrzymanie numeru DDS ma znaczenie przede wszystkim jako element traceability wymagany na pierwszym etapie downstream.

Jeżeli jednak firma uzyska nowe informacje wskazujące na możliwość niezgodności produktu z EUDR, nie może ich ignorować tylko dlatego, że posiada numer DDS.

W przypadku non-SME downstream operators i traders przepisy przewidują dodatkowo określone działania, gdy pojawią się informacje wskazujące na niezgodność lub uzasadnione zastrzeżenia.

Nie każdy mały operator składa standardowe DDS

Aktualne przepisy przewidują również szczególne rozwiązanie dla kategorii micro or small primary operator.

Są to określone mikro- lub małe podmioty, które produkują odpowiednie towary lub produkty we własnym zakresie w kraju sklasyfikowanym jako kraj niskiego ryzyka i następnie wprowadzają je na rynek lub eksportują.

Dla tej grupy przewidziano jednorazową Simplified Declaration, czyli uproszczoną deklarację, zamiast standardowego DDS składanego dla poszczególnych operacji.

Po jej złożeniu podmiot otrzymuje identyfikator deklaracji.

Jest to jednak rozwiązanie dla ściśle określonej kategorii operatorów. Sam fakt, że przedsiębiorstwo jest mikro- lub małą firmą, nie oznacza automatycznie możliwości korzystania z uproszczonej deklaracji.

Jedna firma może pełnić różne role

Przy określaniu obowiązku składania DDS nie wystarczy spojrzeć na nazwę działalności czy branżę przedsiębiorstwa.

Ta sama firma może w różnych sytuacjach pełnić inną rolę.

Może przykładowo importować jeden produkt spoza UE jako operator, kupować inny produkt znajdujący się już na rynku unijnym jako trader, a następnie przetwarzać odpowiedni produkt w nowy produkt objęty EUDR jako downstream operator.

Obowiązki trzeba więc określać w odniesieniu do konkretnego produktu i wykonywanej operacji.

To właśnie dlatego prawidłowe określenie roli firmy powinno poprzedzać decyzję o tym, czy i w jaki sposób będzie ona korzystać z DDS.

Co warto ustalić przed rozpoczęciem pracy z DDS?

Przed konfiguracją procesu lub systemu obsługującego DDS warto przede wszystkim ustalić, które produkty firmy podlegają EUDR i jaką rolę przedsiębiorstwo pełni w odniesieniu do poszczególnych operacji.

Dopiero na tej podstawie można określić, gdzie firma będzie odpowiedzialna za pełną należytą staranność i złożenie DDS, a gdzie jej obowiązki będą dotyczyć przede wszystkim informacji i traceability w dalszej części łańcucha dostaw.

W praktyce warto również ustalić sposób powiązania numerów DDS lub identyfikatorów uproszczonych deklaracji z odpowiednimi produktami oraz sposób przechowywania informacji wymaganych przez EUDR.

Przy większej liczbie produktów, dostawców i operacji zarządzanie tymi powiązaniami może szybko stać się istotnym elementem całego procesu.

DDS jest elementem procesu, a nie całym EUDR

Po zmianach z 2025 roku granica pomiędzy DDS a pozostałymi obowiązkami jest znacznie wyraźniejsza.

Operator wykonujący pełną należytą staranność zbiera informacje, ocenia ryzyko, w razie potrzeby je ogranicza i składa DDS.

Downstream operators i traders działający na produktach, które przeszły już należytą staranność, nie powtarzają tego procesu i nie składają własnego DDS, ale nadal mają obowiązki dotyczące informacji, traceability i reagowania na informacje o potencjalnej niezgodności.

Micro or small primary operators mogą natomiast, po spełnieniu określonych warunków, korzystać ze szczególnego systemu Simplified Declaration.

Dlatego pierwszym krokiem nie powinno być ustalenie, jak złożyć DDS, lecz określenie, czy w konkretnej sytuacji Twoja firma w ogóle jest podmiotem zobowiązanym do jego złożenia.

Nie wiesz, jaką rolę pełni Twoja firma?

Zakres obowiązków EUDR zależy m.in. od miejsca firmy w łańcuchu dostaw i tego, co dzieje się z konkretnym produktem.

W seeTraces możesz odpowiedzieć na 4 krótkie pytania i przeprowadzić wstępną ocenę swojej roli w EUDR.

4 pytania. Około 2 minuty. Wstępna ocena Twojej roli.

Źródła i dalsze informacje

Artykuł został przygotowany na podstawie aktualnego tekstu EUDR oraz oficjalnych materiałów instytucji Unii Europejskiej. Stan informacji: 11 września 2026 r.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1115 – aktualny tekst skonsolidowany
Podstawowe źródło aktualnych zasad EUDR.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2025/2650 z 19 grudnia 2025 r.
Akt wprowadzający m.in. kategorię downstream operatora, zmieniający obowiązki downstream operators i traders oraz ustanawiający uproszczony system dla micro or small primary operators.

European Commission – Understand roles and responsibilities under the EU Deforestation Regulation
Oficjalne wyjaśnienia Komisji dotyczące upstream operators, downstream operators, traders, first downstream operators/traders oraz micro or small primary operators.