Importer a EUDR – obowiązki i wdrożenie w firmie

Firma importująca towary spoza Unii Europejskiej zidentyfikowała produkty objęte EUDR i prawidłowo określiła swoją rolę jako operatora. Wiedziała również, jakie obowiązki wynikają z rozporządzenia.

Mimo to zwróciła się do nas z potrzebą wsparcia w przygotowaniu do EUDR. Nie chodziło już o ustalenie, czy przepisy dotyczą jej działalności, ale o przełożenie wymagań na konkretne działania.

Importer oczekiwał uporządkowania wiedzy pracowników w formie szkolenia, przygotowania kompleksowego wdrożenia EUDR, a przede wszystkim zorganizowania przepływu informacji od dostawców towarów spoza UE.

Ten przypadek pokazuje, że rozpoznanie obowiązków EUDR to dopiero pierwszy etap przygotowania firmy do ich realizacji.

Importer znał swoje obowiązki. Czego jeszcze potrzebował?

W przeciwieństwie do przedsiębiorstw, które dopiero ustalają, czy EUDR ich dotyczy, importer wykonał już istotną część pracy.

Zidentyfikował produkty objęte rozporządzeniem i określił swoją rolę jako operatora. Wiedział, że przed wprowadzeniem odpowiednich produktów do obrotu w UE musi zapewnić realizację wymaganej należytej staranności.

Pozostawało jednak pytanie, jak zorganizować ten proces w codziennej działalności.

Firma wskazała trzy główne potrzeby:

• Szkolenie EUDR – uporządkowanie wiedzy pracowników i wyjaśnienie obowiązków poszczególnych działów.

• Kompleksowe wdrożenie – przygotowanie procedur, podziału odpowiedzialności i zasad dokumentowania należytej staranności.

• Współpraca z dostawcami spoza UE – ustalenie sposobu pozyskiwania, weryfikowania i przechowywania wymaganych informacji.

To istotne rozróżnienie. Znajomość przepisów pozwala określić, co firma musi zrobić. Wdrożenie powinno zapewnić, że te działania będą wykonywane prawidłowo i powtarzalnie.

Zakres obowiązków zależy również od roli przedsiębiorstwa w konkretnych transakcjach. Wyjaśniamy to szerzej w artykule DDS w EUDR – kto musi je składać, a kto nie?.

Dostawcy spoza UE – największe wyzwanie organizacyjne

Importer odpowiada za realizację swoich obowiązków EUDR, ale znaczna część potrzebnych informacji znajduje się poza jego organizacją.

Dane dotyczące pochodzenia surowców, geolokalizacji działek produkcyjnych czy dokumentów potwierdzających zgodność trzeba często pozyskać od zagranicznych dostawców lub wcześniejszych uczestników łańcucha dostaw.

W praktyce oznacza to konieczność zorganizowania współpracy z firmami, które mogą różnić się poziomem przygotowania do EUDR, sposobem prowadzenia dokumentacji i możliwościami przekazywania danych.

Importer potrzebuje więc nie tylko listy wymaganych informacji, ale również jasnych zasad ich pozyskiwania.

Trzeba określić, jakie dane dostawca powinien przekazać, jak powiązać je z konkretnym produktem i dostawą oraz w jaki sposób sprawdzić ich kompletność.

Szczególnym wyzwaniem jest geolokalizacja. Sama informacja o kraju pochodzenia surowca nie wystarcza do spełnienia wymagań dotyczących lokalizacji działek produkcyjnych.

Jeśli dane są przekazywane w wiadomościach e-mail, arkuszach i osobnych dokumentach, ich zbieranie i weryfikacja mogą szybko stać się czasochłonne.

Dlatego jednym z najważniejszych elementów wdrożenia EUDR u importera jest uporządkowanie przepływu informacji od dostawców spoza UE.

Szczegółowy zakres informacji opisaliśmy w poradniku Jakich danych potrzebujesz od dostawcy do EUDR?.

Dane EUDR od dostawców w jednym miejscu

Nie musisz zbierać dokumentów, informacji o pochodzeniu surowców i geolokalizacji w dziesiątkach wiadomości e-mail.

W seeTraces możesz zaprosić dostawców do bezpośredniego przekazywania danych EUDR, kontrolować ich kompletność i powiązać informacje z odpowiednimi produktami oraz dostawami.

Zobacz, jak seeTraces usprawnia współpracę z dostawcami

Szkolenie EUDR – od znajomości przepisów do codziennej pracy

Drugą potrzebą importera było uporządkowanie wiedzy pracowników.

Samo szkolenie z przepisów nie wystarczy, jeśli uczestnicy nie wiedzą, jak zastosować je w swojej pracy.

Dział zakupów powinien rozumieć, jakich informacji oczekiwać od dostawców i kiedy należy je pozyskać. Osoby odpowiedzialne za zgodność muszą wiedzieć, jak weryfikować dane, oceniać ryzyko i dokumentować przeprowadzone działania.

Z kolei pracownicy zajmujący się importem i logistyką powinni znać wymagania związane z dopuszczeniem odpowiednich produktów do obrotu oraz sposób powiązania dokumentacji EUDR z konkretnymi dostawami.

Ważne jest również ustalenie, kto odpowiada za kontakt z dostawcą, kto sprawdza kompletność danych i kto podejmuje decyzję, gdy pojawią się niezgodności.

Dobrze przygotowane szkolenie powinno więc nie tylko wyjaśniać regulację, ale przede wszystkim wspierać wdrożenie wspólnego sposobu działania w całej organizacji.

Kompleksowe wdrożenie EUDR – jak przygotować proces?

Po uporządkowaniu wiedzy kolejnym krokiem jest przygotowanie procedur, które będą stosowane przy kolejnych zamówieniach i dostawach.

W przypadku importera proces powinien obejmować:

1. Identyfikację produktów i dostawców – określenie, które produkty i relacje zakupowe wymagają obsługi w ramach EUDR.

2. Pozyskiwanie informacji – ustalenie zakresu danych wymaganych od dostawców i sposobu ich przekazywania.

3. Weryfikację danych – sprawdzanie kompletności, spójności i wiarygodności otrzymanych informacji.

4. Ocenę ryzyka – analizę ryzyka niezgodności oraz, gdy jest to konieczne, podjęcie działań ograniczających ryzyko.

5. Dokumentowanie należytej staranności – przygotowanie wymaganej dokumentacji i złożenie oświadczenia DDS przed wprowadzeniem odpowiednich produktów do obrotu.

6. Powiązanie z procesem importu – zapewnienie, że wymagane działania zostały zakończone przed dopuszczeniem produktu do obrotu.

7. Bieżącą obsługę kolejnych dostaw – aktualizację informacji, obsługę zmian i kontrolę zgodności przy kolejnych transakcjach.

Kluczowe jest stworzenie procesu, który nie będzie zależał wyłącznie od wiedzy jednej osoby ani od ręcznego wyszukiwania dokumentów.

Całość opisujemy szerzej w artykule EUDR krok po kroku – jak wygląda proces należytej staranności?.

Jak seeTraces pomaga uporządkować proces EUDR?

Jednym z największych wyzwań importera jest połączenie informacji otrzymywanych od zagranicznych dostawców z konkretnymi produktami i dostawami.

W seeTraces importer może zaprosić dostawców do bezpośredniego przekazywania danych, w tym informacji o pochodzeniu surowców i geolokalizacji.

Zamiast gromadzić dokumenty w rozproszonej korespondencji, firma może uporządkować je w jednym miejscu i kontrolować ich kompletność.

Takie podejście ułatwia weryfikację danych i przygotowanie dokumentacji potrzebnej do realizacji obowiązków EUDR. Ogranicza również ręczne przepisywanie informacji i pozwala lepiej kontrolować postęp ich pozyskiwania.

Importer zachowuje przy tym odpowiedzialność za ocenę otrzymanych danych i przeprowadzenie wymaganej należytej staranności.

Aplikacja nie zastępuje wiedzy pracowników ani odpowiednio przygotowanych procedur. Pomaga natomiast przełożyć je na powtarzalny proces, który można stosować przy kolejnych zamówieniach i dostawach.

Rozpoznanie obowiązków to początek przygotowań do EUDR

Przypadek importera pokazuje, że firma może prawidłowo zidentyfikować produkty objęte EUDR i swoją rolę jako operatora, a mimo to potrzebować wsparcia w organizacji całego procesu.

Najważniejsze staje się wtedy połączenie wiedzy pracowników, odpowiednich procedur i sprawnego przepływu informacji od dostawców.

Dopiero takie podejście pozwala przejść od znajomości obowiązków do ich realizacji w codziennej działalności.

Znasz swoje obowiązki EUDR. Teraz czas przygotować firmę do ich realizacji.

Uporządkuj współpracę z dostawcami, pozyskiwanie danych, geolokalizację i dokumentację należytej staranności.

seeTraces pomaga połączyć te działania w jednym procesie, ograniczyć ręczną pracę i zachować kontrolę nad informacjami potrzebnymi do realizacji obowiązków EUDR.

Sprawdź możliwości aplikacji seeTraces